Project Description

O CLIENTE

Este cliente teve sua fundação em 1972 e é administrada por profissionais da área da saúde. Desde sua origem até hoje, houve uma grande evolução no mercado e é considerada uma das maiores no segmento.
Ela possui capital aberto e com filiais em São Paulo, Rio de Janeiro, Fortaleza, Curitiba e Brasília, é uma das maiores operadoras de saúde do Brasil com serviços de nível internacional.

O CENÁRIO

Com mais de 10 mil empresas em sua carteira de clientes de pessoa jurídica, este cliente recebe altas quantidades de solicitação de alteração no cadastro dos beneficiários dos planos destas empresas. Estas solicitações cadastrais influenciam diretamente nos valores faturados pela empresa em questão e também as empresas dos seus clientes (pessoas jurídicas). Ou seja, nesta operação não pode haver erros, pois os mesmos interferem no fluxo de caixa da empresa.
Como este processo era realizado em meio físico “papel”, além do custo de impressão e armazenagem também existiam vários problemas colaterais que foram identificados:

  • Falta de controle dos documentos recebidos;

  • Quantidade grande de documentos (papéis);

  • Probabilidade de extravio de documentos e processos;

  • Falta de agilidade na recuperação de processos;

  • Falta de métricas sobre o processo;

  • Produtividade;

  • Falta de ferramentas de gestão;

  • Dificuldade em prestar informações aos clientes sobre as alterações solicitadas;

  • Processamento centralizado fisicamente, não sendo possível o teleatendimento que fica no Rio de Janeiro visualizar os processos recebidos nas outras filiais.

A SOLUÇÃO

A solução apresentada pela TELEDATA foi a implantação de uma solução de recepção de FAX (EcoFAX) integrado a um sistema de gestão de fluxo de trabalho desenvolvido também pela TELEDATA (FaxFlow – Teledata).

O cliente ao passar uma solicitação por FAX recebe um número de protocolo que é gerado pelo sistema e vocalizado por uma URA (unidade de resposta audível). Este número de protocolo além do controle por parte do cliente, é utilizado como referência ao FAX enviado com as solicitações de movimentação cadastral permitindo a gestão e controle de todas as solicitações recebidas. O processamento dos documentos passa a ser totalmente digital, o que elimina totalmente os problemas existentes no processo tradicional com “papel”.

OS RESULTADOS

O sistema proporcionou várias melhorias no processo, entre elas são principalmente citados os seguintes ganhos:

CONTROLE

Total controle sobre todos os documentos e solicitações recebidas por FAX

ACESSO

Todas as áreas da empresa podem acessar as informações do processo;

EXPANSÃO

Área de atendimento ao cliente, localizada em outra cidade pode verificar o andamento do processo e prestar informações sobre o mesmo, o que não era possível com o processo em “papel”;

SEGURANÇA

Impossibilidade de extravio de documentos e processos;

AGILIDADE

Grande agilidade na recuperação de processos;

MÉTRICAS

Métricas sobre o processo e gestão de qualidade do mesmo;

PRODUTIVIDADE

Aumento direto na produção do trabalho;

INTERATIVIDADE

Interatividade em tempo real.

DEPOIMENTO

“Com a solução TELEDATA FAXFLOW, o processamento e o arquivamento passam a ser totalmente digitais, eliminando o custo inerente a impressão e guarda dos papéis recebidos.”

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